Veranstalter & Eventmanager

Veranstalter & Eventmanager. Wer eine Veranstaltung plant, sollte unbedingt frühzeitig an den Abschluss einer geeigneten Veranstalterhaftpflicht und ggf. weiterer Versicherungseinschlüsse denken. Für den Veranstalter bedeutet ein Event indes Arbeit, Gewinn aber auch ein Haftungsrisiko.

Egal ob Messe, Konzert, Open-Air-/Afterworkveranstaltung, Kunstausstellung, Vereinsfest, Abi-Party, Straßenfest, Flohmarkt, politische Veranstaltung, Schützenfest, Lesung oder Faschingsumzug.

Veranstaltungen bedeuten für das Publikum Kurzweil, Spaß und Unterhaltung.

Zahlreiche Besucher sind für einen Veranstalter (bspw. Verein oder Stadt) einerseits positiv zu bewerten.

Auf der anderen Seite steigt mit der Besucherzahl in aller Regel auch das Risiko von Personenschäden und Sachschäden auf Veranstaltungen und für diese haftet der Ausrichter.

Eine Pflicht zur Veranstaltungshaftpflichtversicherung besteht nur bei Veranstaltungen, die öffentliche Flächen nutzen, insbesondere bei motorsportlichen Veranstaltungen. Hier gilt die Verwaltungsvorschrift zu Abs. 2 § 29 StVO.

Vorab:

Das unternehmerische Risiko des mangelnden Besucherinteresses, ist leider nicht versicherbar! 😉

Aber ernsthaft, eine Veranstaltungsversicherung sollte von Anfang an in das zur Verfügung stehende Budget einkalkuliert werden. Diese sind kalkulierbar. Die Höhe der berechtigten Schadensersatzansprüche, die einer Person bei einem Unfall auf der Veranstaltung entstehen, kann einen Veranstalter allerdings finanziell ruinieren.

Die Kosten für den umfassenden Versicherungsschutz einer Veranstalterhaftpflicht sind vergleichsweise niedrig und rechtfertigen nicht den Verzicht auf die Veranstalterhaftpflichtversicherung.

Wir gehen mit Ihnen IHRE individuelle Risikoanalyse durch und zeigen Ihnen, was es zu beachten gibt!

Schadenbeispiele:

-Personenschaden :Ein Gast verschüttet ein Getränk. Ein anderer Gast rutscht am nassen Boden aus und verletzt sich schwer (Wirbelbruch). Der Verletzte fordert Schmerzensgeld und Verdienstausfall. Da der Verschütter unbekannt bleibt, wird der Veranstalter zur Haftung herangezogen.
-Sachschaden :Auf einem Ball wird vergessen, einen Teil der Verkleidung der Hauptbühne zu montieren. An hervorstehenden Schrauben und Holzteilen werden mehrere Ballkleider beschädigt.

-Am Tag nach der Veranstaltung werde folgende Schäden offensichtlich: ein Sesselbein ist abgebrochen, ein Toilettendeckel ist beschädigt und vom Flüssigkonfetti sind Farbflecken auf Boden und Wand zurückgeblieben. Die Verursacher sind unerkannt nach Hause gegangen. Die Begleichung des Schadens gegenüber dem Vermieter trifft den Veranstalter.

-Tätigkeitsschaden: Bei der Montage von Ausstellungsständen wird versehentlich eine Wasserleitung angebohrt.
-Total Sachschadenregress :Durch Umfallen einer Kerze entzündet sich zuerst die Tischdekoration, das Feuer breitet sich rasch auf Tischtücher und Vorhänge aus. Zuerst übernimmt die Feuerversicherung des gemieteten Veranstaltungsortes den Schaden. In der Folge wird der Schaden aber beim Verursacher, und wenn dieser unbekannt ist, beim Veranstalter regressiert.

-Bewirtung in Eigenregie: Für ein persönlich gehaltenes Kundenevent im Freien bereiten die Mitarbeiter einer Bank selbst Aufstriche und Brötchen vor. Ein Eiaufstrich hat sich offenbar in der Sonne verkeimt. Mehrere Gäste erkranken und müssen in der Ambulanz behandelt werden.

-Umweltschäden: Ein am Rand eines Zeltfestes aufgestelltes Mobil-Klo fällt um. Der Inhalt rinnt in ein Biotop am Nachbargrundstück. Das Wasser muss ausgetauscht und der Wert der Tiere und Pflanzen ersetzt werden.
Schlüsselverlust: Der für die Veranstaltung übernommene Hauptschlüssel einer Veranstaltungs-Location geht verloren. Alle Schlösser müssen ausgetauscht werden.

Täglich finden in Deutschland tausende Veranstaltungen statt.

Unvergessen die größte Katastrophe der Veranstaltungswirtschaft: Die Love Parade 2010 in Duisburg, bei der 21 Menschen starben und mehrere hundert verletzt wurden.

Mit gerade einmal 7,5 Mio. war dieser bei der Axa weit unterversichert (Internetrecherche).

Versicherungslösungen:

Veranstalterhaftpflicht:

Die Veranstalterhaftpflichtversicherung ist zweifelsohne die wichtigste Versicherung. Während der Vorbereitung und Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen, deckt Sie die gesetzliche Haftpflichtansprüche.

Die Versicherung übernimmt Personen und Sachschäden & kann mit verschiedenen Deckungssummen & individuellen Bausteinen erweitert werden.

Neben den Haftpflichtansprüchen der Zuschauer und Besucher sind auch die aktiv teilnehmenden Personen (Mitarbeiter, ehrenamtliche Helfer, Künstler, Musiker) in der Regel eingeschlossen. Hier sollte man sich als Veranstalter die nötigen Informationen für eine Haftpflicht bei einer unverbindlichen Beratung geben lassen. So bekommen beispielsweise Gäste, Besucher und Veranstalter die notwendige Sicherheit beim Besuch der Veranstaltung.

Aus Versicherungssicht wichtige Angaben für die Veranstalterhaftung neben der Art der Veranstaltung (Musikveranstaltung, Motorsportveranstaltung, Vereinsfest, etc.) sind u.a.: der Zeitraum der Veranstaltung, die zu erwartende Personenzahl, der Veranstaltungsort, Besonderheiten der Veranstaltung (z.B.: Einsatz von Feuerwerk), Auf-und Abbau mitversichern, Mitversicherung von Umweltschaden und Umwelthaftplicht, etc.

Die Veranstaltungshaftpflichtversicherung kann kurzfristig für einen fest bestimmten Zeitraum oder bei mehreren Veranstaltungen im Jahr pauschal als Jahresvertrag abgeschlossen werden.

Nicht mit versichert sind gemietete, gepachtete oder geliehene Gegenstände. Dazu gehört oft auch die erforderliche Veranstaltungstechnik.

Veranstaltungstechnikversicherung:

Grundlage ist eine so genannte Allgefahrendeckung.

Diese beinhaltet neben dem Bedienungsfehler, auch die Ungeschicklichkeit, Fahrlässigkeit, Überspannung, den Kurzschluss, Brand, Blitzschlag, Explosion oder Implosion, Wasser, Feuchtigkeit, Überschwemmung, Betrug, Diebstahl, Einbruchdiebstahl, Vandalismus, höhere Gewalt, den Vorsatz Dritter,…

Zusätzlich zu den Angaben aus der Veranstaltungshaftpflichtversicherung benötigen wir hier für die Risikokalkulation die Einreichung einer kompletten Technikliste mit Versicherungswerten.

Der Beitrag für eine Veranstaltungstechnikversicherung liegt bei ca. 100,- (50.000,-Euro Equipment bei einer Veranstaltungsdauer bis zu einer Woche)

Veranstaltungsausfallversicherung

Sollte durch einen Ausfall der Veranstaltung der Veranstalter in wirtschaftliche Bedrängnis kommen, ist der Abschluss einer Veranstaltungsausfallversicherung angeraten.

Versichert werden nicht nur die Ausfallproduktion sondern optional auch der Ausfallgewinn, was unter anderem Eintritts-, Sponsoren-und Mediengelder sowie den Gewinn aus dem Verkauf von Getränken und Speisen mit einschließt.

Versicherbar ist der Ausfall beispielsweise durch:

Veranstaltungsverbot, Wetterrisiko (Bei Gefahr für Leib&Leben), höhere Gewalt, Unbenutzbarkeit der Veranstaltungsstätte, Streik, sonstige Verzögerungen (behördliche Verordnungen), …

Veranstaltungs-Rechtsschutzversicherung

Veranstaltungen sollen in aller Regel Freude bereiten. Wenig erfreulich sind dabei oft die Rechtsprobleme, die sich vor, während oder nach einer Veranstaltung ergeben.

Bereits in der Planungs- und Vorbereitungsphase müssen Sie als Veranstalter zahlreiche Hürden meistern: Schwierigkeiten mit Behörden vermeiden, wasserdichte Verträge schließen und Sicherheitsvorkehrungen für Teilnehmer und Außenstehende treffen.

Trotz aller Sorgfalt und Vorbereitung kommt es häufig zu kostspieligen rechtlichen Auseinandersetzungen.

Der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt mit der Zuverlässigkeit der Vertragspartner.

Werden die Erwartungen nicht erfüllt, kommt es oft zu juristischen Auseinandersetzungen.

So enthalten zum Beispiel Verträge mit Künstlern oder anderen Darstellern (bzw. Handwerkern, Druckereien, Zeltaufstellern, Catering-/Securityfirmen, Sponsoren, Werbeträgern, Spediteuren, etc.) allerhand Konfliktstoff, wenn es um pünktliche Lieferung, Qualität von Waren und Dienstleistungen, Rechnungshöhe oder Einhaltung von Zahlungsfristen geht.

Schadenbeispiel

Wenn zwei sich Streiten… Unser Kunde – der Veranstalter einer Modemesse-  war entsetzt:

Nach seiner rundum gelungenen Präsentation der neuen Kollektion vor großem Publikum präsentierte ihm die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und Vervielfältigungsrechte) eine fünfstellige Rechnung.

Der Vorwurf: Die musikalische Animation mit aktuellen Top-Hits sei eine vergütungspflichtige Verwertung von Urheberrechten gewesen. Der Veranstalter hielt diese Forderung für völlig unangemessen und schaltete einen Rechtsanwalt ein.

Das Ergebnis: Dem Anwalt des Veranstalters gelang es vor Gericht, eine deutliche Reduzierung des Betrages zu erreichen.

Unsere Empfehlung: Denken Sie an den Einschluss urheberrechtlicher Streitigkeiten

Vermögensschadenhaftpflicht für Eventplaner, PR-Agenturen

Egal ob Großevents wie Rock am Ring oder kleinere Veranstaltungen: Die Vorarbeit ist meist sehr umfangreich und erfordert Struktur und Organisation. Das Veranstaltungskonzept muss entworfen, der richtige Ort gefunden, eventuell Künstler gebucht, Equipment ausgewählt und besorgt werden, der Aufbau vor Ort geleitet und Prospekte erstellt werden.

Trotzdem kann immer etwas durcheinander kommen. Damit Sie nicht wegen eines kleinen Fehlers auf großen Kosten sitzen bleiben, sollten Sie eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Eventmanager bzw. Eventagenturen abschließen.

Die Aufgaben eines Eventmanagers sind überaus vielfältig. Ein gutes Zeit- und Kostenmanagement sind das A und O. Sie gehen mit jedem Auftrag ein hohes Risiko ein, weil die Stolperfallen auf dem Weg zu einem gelungenen Event zahlreich sind.

Stellen Sie sich vor Sie haben 10.000 Flyer in Auftrag gegeben und ein falsches Datum aufdrucken lassen. Der Fehler fällt erst auf, als am Veranstaltungstag kein Mensch weit und breit zu sehen ist. Die Kosten für die gebuchte Halle, das Catering und die technische Anlagen klettern in schwindelerregende Höhen. Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Eventmanager sichert Sie in diesem und anderen Fällen ab. Sie sollten daher keinesfalls auf ausreichenden Versicherungsschutz verzichten.

Weitere/Optionale Einschlüsse um den Versicherungsschutz zu erweitern:

Garderobenversicherung

Schütz vor Diebstahl und Entschädigung der Garderobenstücke und deren Inhalt, die zur Aufbewahrung an der Garderobe abegegen wurden. Geleistet werden Reparaturkosten der beschädigten Garerobenstücke, höchstens jedoch bis zum Wiederbeschaffungswert. Geht das abgegebene Garderobenstück verloren, so wird der Zeitwert an den Geschädigten erstattet.

Unfallversicherung für Teilnehmer und Mitarbeiter
Zelt-Versicherung

Die Zelte werden in einer dauerhaften (jährlichen) oder auch kurzfristigen Zeltversicherung gegen die Gefahren Feuer und Sturm versichert. Damit sind dann Ersatzbeschaffungen oder Reparaturen versichert, die aufgrund eines Sturmes oder Feuers am Zelt entstehen. Diese Versicherung ist bei häufigem Gebrauch eigener Zelte sehr sinnvoll.

Gewinnspielversicherung

Eine Gewinnspielversicherung versichert den Vermögensschaden, der im Rahmen des Gewinnspiels dem Versicherungsnehmer entstehen kann. Je höher der versprochene Gewinn oder das Preisgeld, desto größer wird auch das finanzielle Risiko.

Mit einer Gewinnspielversicherung ist das Risiko, dass der Gewinn ausgezahlt werden muss im Rahmen der Versicherungssumme, abgesichert.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen hiermit einen „kurzen Einblick“ in die Vielseitigkeit von Eventversicherungen geben.

Gerne helfen & begleiten wir Sie bei der Versicherunsplanung.

Wenn es um die Sicherungs- bzw. Securityplanung Ihres Events geht, sollten Sie auch hier echte Profis diese Arbeit machen lassen. Unsere Empfehlung:  HORUS Sicherheitsdienste aus Bad Herrenalb.

Wir wünschen Ihnen für Ihre Veranstaltung viel Erfolg!

Ihre

CMO Makler Karlsruhe

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